Электронная доверенность к подписи сотрудника: для чего нужна, как оформить и использовать

В 2022 году вступил в силу ряд поправок в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. В частности, сотрудники организации получили право подписывать документы с применением сертификата электронной подписи физического лица. В нём не содержатся данные об отношении человека к организации. Но в этом случае для обеспечения юридической значимости документооборота необходима электронная (машиночитаемая) доверенность на право подписи. В статье расскажем как оформить и использовать электронную доверенность. 

Сроки внедрения электронной доверенности на сотрудника

Положения о применении машиночитаемой доверенности (МЧД) вступили в силу 1 марта 2022 года. Однако до конца года оформление электронной доверенности и применение её при подписании документов организации сотрудниками носит добровольный характер. Дело в том, что в конце 2021 года законодатели установили, что глобальный переход на доверенности в электронной форме пока невозможен из-за технической неподготовленности компаний и несовершенства нормативно-правовой базы. 

Введение обязательства по использованию МЧД перенесли на 1 января 2023 года. До этой даты компании должны подготовиться к изменениям в бизнес-процессах и настроить электронный документооборот (ЭДО) для работы с машиночитаемыми доверенностями. Пока не настроены процессы создания, получения и применения МЧД, сотрудники для подписания документов могут использовать квалифицированные электронные подписи, выданные по старым правилам, с указанием ИНН организации и ИНН физлица (сотрудника). Для такой подписи электронная нотариальная доверенность не нужна.  

Единые требования к МЧД 

В апреле 2022 года прошло запланированное совещание ФНС России и Минцифры, на котором утвердили новую версию формата электронной доверенности. Она включает описание структуры документа. Значительно изменились поля для указания сведений из классификатора полномочий. В этом же месяце Нотариат принял решение присоединиться к блокчейн-платформе ФНС по обмену МЧД, с расчётом на упрощение выдачи цифровых доверенностей и более совершенный их оборот. 

Требования к доверенностям в электронном виде определяются Приказом Минцифры № 858 от 18.08.2021. Он закрепляет необходимость создания, хранения и передачи доверенностей в текстовом формате XML и подписания их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя в формате XMLdSIG или CAdES. 

Приказ Минцифры № 857 от 18.08.2021 определяет входящие в электронную доверенность, подписанную ЭЦП руководителя, сведения. Каждой доверенности в момент создания присваивается уникальный идентификатор, который состоит из букв, цифр и других символов. По этому идентификатору можно быстро найти доверенность среди других документов в учётной системе организации.

Приказ Минцифры № 856 от 18.08.2021 регламентирует порядок формирования и актуализации классификатора полномочий, которые руководитель организации указывает в доверенности на сотрудника. Этот классификатор формирует Минцифры России, а помогают министерству участники ЭДО, направляя на согласование списки полномочий. Руководитель может ограничить полномочия сотрудника, указав в доверенности, например, право ставить подпись на электронную отчётность или документы для участия в торгах. 

Содержание электронной доверенности

В доверенности должны быть следующие сведения:

• Название документа, уникальный номер, срок действия.

• Паспортные данные, СНИЛС и ИНН доверителя.

• Паспортные данные, СНИЛС и ИНН поверенного или представителя.

• Перечень полномочий поверенного или представителя с кодами OID по классификатору полномочий. 

• Сведения для проверки подлинности электронной доверенности и срока её действия.

• Подпись доверителя.

• Указание возможности, права или полномочия передоверия на основании ст. 187 ГК РФ.

Приказом ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021 установлены требования к XML-файлам.

Как сделать и подписать электронную доверенность?

Выпуск доверенности проходит в три этапа:

• Формирование доверителем МЧД в формате XML с помощью участвующей в информационном обмене организации (оператора ЭДО). Созданную доверенность руководитель обязательно заверяет УКЭП. 

• Отправка XML-файла в ФНС России. Как отправить: через оператора ЭДО или в личном кабинете на сайте ФНС. По завершении процесса регистрации электронную доверенность можно использовать.

• Открытие работодателем доступа к МЧД доверенному лицу с использованием электронной подписи для работы с входящими и исходящими документами.

Электронная доверенность предоставляется вместе с подписанными документами, с указанием номера или ссылки на место хранения. А храниться МЧД может в информационной системе Головного удостоверяющего центра (УЦ), аккредитованного коммерческого УЦ, оператора ЭДО, в учётной системе отправителя и получателя документов.

Внедрение электронных доверенностей меняет уже сложившиеся процессы ЭДО. Поэтому важно заранее подготовиться и проработать синхронизацию выпуска, проверки и передачи доверенностей с текущими процессами, обеспечив ответственному сотруднику возможность плавного перехода к работе по новым правилам. 

Цифровизация документооборота — в перспективе вещь, неизбежная для подавляющего большинства компаний. Оцените преимущества перевода документооборота в цифру уже сегодня вместе с сервисом СФЕРА Курьер от СберКорус со скидкой 20%.