ЭДО для юридических лиц: преимущества и инструкция по подключению

Юридическим лицам электронный документооборот часто необходим для соблюдения законодательства, к примеру, при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Однако компании подключают ЭДО, даже если для них он не является обязательным. В статье расскажем, почему так происходит, раскроем преимущества электронного документооборота для ООО.

Две главные причины того, что ЭДО вытесняет бумажный документооборот

ЭДО — это обмен электронными документами через операторов электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Электронный документ, подписанный электронной подписью (ЭП) в соответствии с ст. 6 63-ФЗ, считается наделенным юридической силой и равнозначным бумажному документу с подписью от руки.

Юридически значимым ЭДО для ООО называют обмен электронными документами именно через операторов электронного документооборота, которые прошли аккредитацию ФНС России и попали в соответствующий реестр. Операторы ЭДО предоставляют доступ к сервису обмена документами, где можно создавать электронные документы или загружать их из учетной системы компании.

Документ в сервисе ЭДО в несколько кликов подписывается электронной подписью и отправляется другим подписантам. На создание и отправку электронного документа, а также на получение подписи от другой стороны уходит пара минут. Здесь мы можем назвать первую причину выбора ЭДО вместо бумажного документооборота — ускорение бизнес-процессов: создание и передача документов на бумажном носителе занимает несравнимо больше времени.

Электронные документы, подписанные ЭП, не нужно печатать и складывать дубликаты в архив. И это второй самый весомый аргумент в пользу ЭДО — компания значительно сокращает расходы на бумагу, печать и организацию физического архива.

Какими ещё преимуществами обладает ЭДО

Помимо ускорения бизнес-процессов и сокращения затрат, ЭДО:

• Делает документооборот прозрачным — можно контролировать маршруты согласования, время отправки, подписания.

• Минимизирует риск потери документов — все созданные документы хранятся в электронном архиве.

• Упрощает поиск документов — в системе ЭДО нужный файл можно найти за несколько секунд по разным параметрам.

• Помогает соблюдать порядок в документообороте — есть возможность классифицировать файлы по различным критериям.

• Сокращает количество ошибок ручного ввода — документы можно создавать по шаблонам, а ошибки или незаполненные обязательные поля подсвечиваются.

Что нужно для организации электронного документооборота в ООО

Перед подключением ЭДО необходимо:

• Проанализировать текущий документооборот. Можно оцифровать его полностью или частично, оставив некоторые операции на бумаге. Также нужно определить сотрудников, которые будут работать в системе ЭДО.

• Получить квалифицированную электронную подпись на имя руководителя и настроить рабочее место для ее применения. Подробно о том, как это сделать, рассказали в статье.

• Выпустить ЭП сотрудникам, которые будут работать в ЭДО. Речь идет о сертификатах ЭП физических лиц, к которым по действующему законодательству требуется выпуск машиночитаемых доверенностей с указанными полномочиями.

• Разработать в компании правовую базу для применения ЭДО: приказ о внедрении системы ЭДО, положение о переходе, инструкцию для пользователей.

• Уведомить контрагентов о переходе на электронный документооборот.

Как подключить ЭДО для ООО

После того как выполнили все задачи из списка выше, можно приступать непосредственно к внедрению электронного документооборота.

Составили пошаговую инструкцию:

Шаг № 1. Выбрать оператора и тариф.

Перечень аккредитованных операторов представлен на сайте ФНС. Тарифы у всех разные.

СберКорус разрабатывает сервисы электронного документооборота с 2004 года и сейчас является ведущим оператором ЭДО. СФЕРА Курьер от СберКорус — это сервис ЭДО, который подойдет любому бизнесу: тарифы предполагают предоставление пакетов от 25 до 1000 исходящих документов в год. Если не окажется подходящего тарифа, вопрос можно решить в индивидуальном порядке.

Шаг № 2. Выбрать способ работы в ЭДО.

Самый простой и удобный для старта — веб-версия сервиса. Подключение происходит за один день, не требуются установка специального ПО и долгие настройки для начала работы.

Сервис ЭДО также можно интегрировать в учетную систему компании.

Шаг № 3. Подать заявку на подключение и заключить договор с оператором.

После заключения договора и оплаты тарифа оператор предоставит доступ к сервису и инструкции по настройке.

Шаг № 4. Подключить контрагентов и приступить к обмену.

В сервисе ЭДО пользователь может найти контрагентов, отправить приглашение и сразу после получения согласия приступить к обмену. Если контрагент работает с другим оператором, то настраивается роуминг (подробнее об этом читайте здесь).

В сервисе СФЕРА Курьер от СберКорус можно обмениваться формализованными и неформализованными документами, а также оформлять машиночитаемые доверенности на сотрудников.