Доверенность на подписание документов в ЭДО: кому нужна и где оформить

По закону РФ документы, подписанные электронной подписью, как и бумажные с подписью от руки, обладают юридической силой. Но не всегда нужна только электронная подпись, чтобы наделить документ юридической силой: сотрудникам компаний нужна ещё и доверенность для подписания в ЭДО. Рассказываем, какая электронная подпись (ЭП) и доверенность нужны сотрудникам, уполномоченным на подписание документов от лица компании. 

Как было раньше и что меняется в 2024 году

До 31 августа 2023 года удостоверяющие центры выдавали сертификаты электронной подписи сотрудника, в которых, помимо данных юридического лица (работодателя), указывали сведения о сотруднике, уполномоченном на подписание документов от лица компании. Такую подпись можно было использовать без доверенности. Сейчас такие действующие сертификаты тоже можно использовать без доверенности, но новые уже не выдаются. 

С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры выдают сотрудникам только квалифицированный сертификат физического лица, для которого необходимо выпускать машиночитаемую доверенность (МЧД). В этой доверенности руководитель организации указывает полномочия сотрудника на право подписи электронных документов, и сформированную МЧД подписывает личной квалифицированной электронной подписью (КЭП). 

С 1 сентября 2024 года ожидается полный переход на сертификаты физлица и МЧД для сотрудников: сертификаты ЭП, которые можно было применять для подписания в ЭДО без доверенности перестанут действовать, и все сотрудники будут обязаны использовать сертификат физлица с МЧД. 

Какая электронная подпись нужна сотруднику

Электронные документы можно подписывать тремя видами ЭП:

• Простая электронная подпись (ПЭП). Это набор цифровых данных, который генерируется специальным программным обеспечением или информационной системой совместно с пользователем или по его запросу. То есть ПЭП — это логин и пароль, код из SMS, которые пользователь вводит, подтверждая свои действия.

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такая подпись хранится на съемном носителе и защищена средствами шифрования. Она обладает более высоким уровнем защиты, в отличие от ПЭП, у неё есть сертификат и ключевая пара. Но к криптографическим средствам, используемым для НЭП, нет строгих требований. Поэтому для признания юридической значимости документа с этой подписью требуется дополнительное соглашение между партнёрами. 

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Такая подпись соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обеспечивает нужный уровень защиты информации. Документы, подписанные КЭП, имеют полную юридическую силу и являются аналогами бумажных с подписью от руки. Такие документы принимают все участники электронного документооборота, в том числе госорганы, без дополнительных соглашений.

Сотруднику для подписания документов компании необходима именно КЭП физического лица. Её можно оформить только в аккредитованном удостоверяющем центре, например, в СберКорус. Возможен срочный выпуск подписи за один рабочий день. 

Машиночитаемая доверенность к КЭП физлица

Для того чтобы работник организации мог вести юридически значимый документооборот от имени компании, подписывать и передавать электронные документы контрагентам и госорганам, руководителю организации необходимо оформить машиночитаемую доверенность. Она представляет собой аналог бумажной доверенности, но оформляется в установленном формате в электронном виде. С помощью МЧД получатели электронных документов могут проверить, действительно ли сотрудник организации имеет право подписывать документы или совершать иные действия в ЭДО. 

Машиночитаемая доверенность содержит:

• дату создания и срок действия;

• сведения о компании и её руководителе;

• сведения о сотруднике, которому выдана доверенность;

• полномочия сотрудника. 

Доверенность на право подписи документов в ЭДО сотрудникам выпускает руководитель организации и обязательно подписывает её личной КЭП. 

Машиночитаемая доверенность создаётся в разных форматах, несмотря на то, что в марте 2023 года ФНС ввела единый формат МЧД. Подробнее об этом мы рассказывали в предыдущей статье. 

Оформлять машиночитаемые доверенности можно быстро и бесплатно в сервисе СФЕРА Курьер. Бесплатный модуль внутри сервиса СФЕРА Курьер позволяет руководителю за пару кликов создавать и подписывать своим КЭП машиночитаемые доверенности сотрудникам, ведущим электронный документооборот или сдающим отчётность. Процесс создания МЧД прост, а на регистрацию в реестре ФНС все созданные доверенности направляются автоматически.