Для чего нужен акт сверки?

Перед подачей отчётности в ФНС предпринимателям и организациям рекомендуется составить акт сверки взаиморасчётов с контрагентами. С его помощью можно узнать, есть ли долги перед деловыми партнёрами, не было ли, напротив, какой-либо переплаты. Порядок оформления документа каждый бизнес определяет сам. Например, можно составить акт за квартал, полугодие или год, а можно проверить все финансовые операции с контрагентом по определённой сделке. Разберём в статье, как проходит сверка в бухгалтерии, как выглядит бланк документа и что стороны обязаны в нём прописать.

Как правильно сверять взаиморасчёты?

Чтобы деловой партнёр так же, как и вы, был заинтересован в сверке взаиморасчётов, рекомендуется закрепить проведение этой процедуры в договоре. Она выгодна обеим сторонам сделки и позитивно отражается на бухгалтерском учёте. 

Пример:

Компания А поставила магазину Б 100 пар мужских ботинок. В ходе сверки выяснилось, что за 70 пар обуви организация получила оплату от магазина. Однако ещё за 30 пар покупатель не расплатился. Поставщик потребовал подписать первичные бухгалтерские документы и перевести платёж за оставшиеся 30 пар мужских ботинок.

Чтобы составить акт сверки расчётов, нужно:

1. Оформить таблицу, где каждая сторона пропишет финансовые операции с контрагентом за определённый период или по конкретному договору. Как правило, в шапке таблицы указывается, какой именно фирме или ИП принадлежат столбцы с дебетом и кредитом. Обязательно указывается как наименование финансовой операции, так и название документа, которым она подтверждается (например, платёжное поручение, акт оказанных услуг).

2. После заполнения своей стороны таблицы акт сверки необходимо направить деловому партнёру. В договоре можно прописать условия, в течение какого времени документ должен быть заполнен обеими сторонами. Формулировка может звучать следующим образом: «Акт сверки взаимных расчётов заполняется в течение 5 дней после получения». Если другая сторона обязательства будет слишком долго оформлять документ, можно предусмотреть санкции — штраф, пени.

3. Обязательно нужно подписывать документ и ставить на нём печати (при наличии). Только после этого сверка будет считаться завершённой. Обычно акт подписывают главный бухгалтер и руководитель. Однако допустимо подписание и иным уполномоченным сотрудником. Главное, чтобы была доверенность, подтверждающая полномочия. 

Образец акта сверки взаиморасчётов:

Акт составляется в свободной форме, и для удобства вы можете предусмотреть вариант, отличный от представленного образца.

Если деловой партнёр выступает для вас и кредитором, и должником одновременно, рекомендуется составление отдельных актов сверки по дебету и кредиту. Это поможет не запутаться в сопоставлении операций и точнее зарегистрировать отклонения во взаиморасчётах.

Как может помочь сверка?

Акт сверки с контрагентом — это документ, который:

1. Подтверждает должную осмотрительность при работе с деловыми партнёрами. Конечно, только акта будет недостаточно — важно проверить ИП или организацию, с которыми планируется сотрудничество, до заключения договора. Сервис проверки контрагентов (СПК) от СберКорус за 2 минуты проанализирует потенциального партнёра по более 20 официальным источникам информации. Система предоставит отчёт, в котором будут обозначены индикаторы риска сотрудничества — финансовые, репутационные, судебные.

2. Поможет доказать, что контрагент признал долг перед вами. Благодаря акту сверки можно убедить суд, что другая сторона знала о задолженности в определённой сумме.

3. Позволит избежать ошибок в отчётности. 

4. Поможет выявить задолженность и своевременно погасить её или истребовать в досудебном порядке. А в случае, если долги обнаруживаются у обеих сторон, можно будет договориться о полном или частичном взаимозачёте.