Что такое справка по форме 182н, и когда её нужно выдать работнику в 2025 году

До 1 января 2023 года при увольнении работодатель обязан был выдать работнику справку № 182н о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года. А сейчас такой документ нужно сделать и предоставить работнику, если он потребует этого по письменному заявлению. Расскажем, для чего нужна справка 182н, когда и как её оформлять.

Какие сведения содержит справка о зарплате и других доходах № 182н

Форма и порядок выдачи данного документа утверждает Приказ Минтруда РФ № 182н от 30 апреля 2013 года. Справка отражает:

• выплаты, облагаемые страховыми взносами, за текущий год и два предшествующих году увольнения или обращения за справкой;

• количество календарных дней за все отражаемые периоды, за которые не начислялись страховые взносы.

Ранее справка использовалась для расчёта среднего дневного заработка и определения сумм пособий по нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребёнком до 1,5 лет.

Почему справку отменили

С 1 января 2023 года справка полностью отменена Федеральным законом № 237-ФЗ от 14 июля 2022 года, в связи с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России. Сейчас, чтобы получить сведения о заработке и иных доходах работника, необходимо отправить запрос в СФР, который и предоставит все данные в электронной форме.

Однако у СФР нет сведений, которые заносили в форму 182н до 2022 года.

Когда может понадобиться справка о сумме заработка и иных доходах за 2 года при увольнении

При увольнении работнику такая справка могла бы понадобиться для предоставления новому работодателю, чтобы тот на основании среднего заработка мог рассчитать пособия по временной нетрудоспособности и другим страховым случаям. Однако в 2025 году пособия будут рассчитывать из заработка за 2024 и 2023 года, сведения за которые есть в информационной базе СФР. Поэтому если работник уволится и устроится на другую работу, новому работодателю вряд ли понадобится такая справка для расчёта больничного листа с предыдущего места работы.

Но случается всякое, и по какой-то причине в 2025 году бывший сотрудник может запросить справку по форме 182н с прежнего места работы. Несмотря на то, что она отменена, работодатель не может отказать в выдаче этой справки на основании ст. 62 ТК РФ. Оформить и выдать её он должен в течение 3 рабочих дней с момента получения от работника письменного заявления в свободной форме.

Как составить справку

Работодатель может взять за основу унифицированную форму из приказа № 182н и занести все необходимые сведения. Или предоставить сведения в ином удобном формате, сославшись на то, что официально справка отменена, поэтому форма представления данных может быть любой.

Унифицированная форма состоит из 4 разделов:

• в первом работодатель указывает свои данные;

• во втором отражаются сведения о работнике и периоды работы у страхователя;

• третий раздел включает выплаты, на которые начисляли страховые взносы за каждый календарный год;

• в четвертом разделе отражают периоды, в которых взносы не начислялись (больничные, отпуск по беременности и родам и т. д.).

В справке о доходах и в форме 182н суммы могут отличаться. Почему?

Справка о доходах отражает сумму выплат, облагаемых НДФЛ, и уплаченного с неё налога. Необлагаемые выплаты не учитываются. Форма № 182н используется для расчёта пособий и включает суммы, облагаемые взносами на ВНиМ.

Большинство доходов облагается и взносами, и НДФЛ. Но есть выплаты, которые облагаются налогом на доход, но не облагаются страховыми взносами, или наоборот.

Возьмём, к примеру, пособие по временной нетрудоспособности. С него удерживается НДФЛ, но страховые взносы не начисляются. Поэтому выплаты по больничным листам включаются в справку о доходах, а в форму № 182н — нет. Отсюда и разница в суммах.