Чем отличаются формализованные электронные документы от неформализованных

Документы, которыми обмениваются по ЭДО, разделяют на формализованные и неформализованные. И те, и другие после подписания квалифицированной электронной подписью, обретают юридическую значимость и приравниваются к бумажным аналогам с подписью от руки. Рассмотрим, чем формализованный электронный документ отличается от неформализованного.

Что значит формализованный документ

ФНС России разработала структуру и формат наиболее востребованных электронных документов и указала, какую информацию они должны содержать. Документы, для которых установлен формат ФНС, называются формализованными.

Формализация электронных документов по требованиям ФНС России помогает налоговым органам автоматизировать и ускорить их приём и обработку при проверках. Формализованный документ — это файл обмена в формате XML, который имеет форму и структуру, разработанные и утвержденные ФНС России.

Формализованные документы можно передавать в ФНС только по установленному формату через операторов ЭДО.

Что такое неформализованный документ

Неформализованный документ — это документ, для которого требования по структуре и формату не установлены. А значит, он может быть создан в любом формате, например, PDF, JPG, DOCX. Участники электронного документооборота выбирают наиболее удобный для себя формат.

Какие документы относятся к формализованным и неформализованным

Формализованные документы чаще всего помогают налогоплательщику учесть расходы и уплату НДС. Одними из первых ФНС разработала форматы универсального передаточного документа (УПД) и счёта-фактуры (СФ), а также корректировочные и исправленные формы этих документов.

Сейчас утверждённых форматов для электронных документов уже достаточно много. Среди них, помимо перечисленных выше:

• акт выполненных работ (оказанных услуг);

• акт о приемке выполненных работ;

• акт о расхождении по форме ТОРГ-2;

• товарная накладная по форме ТОРГ-12;

• акт сверки взаимных расчетов;

• сопроводительная ведомость;

• договор;

• электронная транспортная накладная;

• путевой лист и др.

Постепенно ФНС разрабатывает новые форматы, и они появляются в перечне. Не все форматы по закону обязательны. Например, в утверждённом налоговой формате обязательно создавать УПД, счёт-фактуру и корректировочные документы. А формат акта о приёмки работ только рекомендован, но не обязателен.

В любом удобном для контрагентов формате сейчас можно создавать гораздо больше электронных документов. В перечень неформализованных документов входят:

• технические задания;

• спецификации;

• уведомления;

• информационные письма;

• агентские отчёты и др.

Структуру неформализованного документа можно разработать и утвердить самостоятельно или использовать шаблоны операторов ЭДО. Сервис СФЕРА Курьер предлагает более 260 типов документов для электронного обмена. Все формализованные документы в сервисе своевременно актуализируются, если законодательство утверждает изменения форм и структур.

Законодательная база

В России нет единого закона об электронном документообороте. Пользователи ЭДО ориентируются на несколько федеральных законов, а также нормы Гражданского и Налогового кодексов РФ:

• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает требования к электронным подписям, регламентирует аспекты их применения в ЭДО и признание подписанных электронной подписью документов юридически значимыми.

• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регламентирует обмен документами и электронными сообщениями, заверенными КЭП.

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» утверждает возможность создания первичных документов в электронном виде.

• Статья 169 НК РФ утверждает возможность формирования счёта-фактуры в электронном виде.

• Пунктом 2 статьи 160 ГК РФ установлена возможность заключения сделки в письменной форме с применением аналогов собственноручной подписи, чем и является электронная подпись.

• Пункт 2 статьи 434 ГК РФ утверждает возможность применения электронной формы договора. 

Сервис СФЕРА Курьер позволяет работать с электронными документами с учётом всех требований законодательства. Создавайте, подписывайте и обменивайтесь электронными юридически значимыми документами быстро и просто.