7 вопросов бизнеса о работе с ЭДО

Маркировка, сотрудничество с контрагентами, у которых другой оператор ЭДО, использование электронных документов в качестве доказательств в спорах с государственными органами или в суде — главные вопросы, волнующие бизнес при организации цифрового документооборота. Узнаем, как правильно работать с ЭДО, когда его применение обязательно по закону, и как он может упростить хозяйственную жизнь компаний и предпринимателей.

Вопрос № 1. Обязателен ли ЭДО при работе с маркированными товарами?

Да, обязателен, поскольку информация об обороте маркированных товаров поступает в систему Честный ЗНАК через операторов ЭДО. Для обмена информацией используются следующие формы документов, закреплённые налоговым органом:

1. Универсальный передаточный документ (УПД). Их основные виды — документы о передаче имущественных прав, отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, счета-фактуры — закреплены в приказе ФНС № ММВ-7-15/820@ от 19 декабря 2018 года.

2. Универсальный корректировочный документ (УКД). Их форматы установлены в приказе ФНС № ЕД-7-26/736@ от 12 октября 2020 года. 

В случае обнаружения ошибок сервис ЭДО позволит отозвать документы. 

В систему маркировки информация об обороте товаров поступит в течение 3 дней после того, как обе стороны подписали квалифицированной электронной подписью (КЭП) УПД или УКД. 

Вопрос № 2. Мне нужно срочно отправить документ контрагенту, но у оператора ЭДО сбой. Как быть?

Как правило, сбои у операторов ЭДО связаны с техническими работами, и они заранее предупреждают пользователей о временной недоступности своих сервисов. Незапланированные сбои также обычно устраняются в течение нескольких часов.

В случае, если отправка документов не терпит (например, если речь идёт о поставках продуктов питания), рекомендуется пользоваться услугами двух операторов ЭДО. Если у одного из них произойдёт сбой, то отправить документы контрагенту можно будет через другого. 

Вопрос № 3. Правда ли, что при оформлении документов в ЭДО будет меньше ошибок?

Да, если речь идёт о формализованных документах, установленных законом. Допустим, вы заполняете налоговую отчётность за квартал. Требования к таким документам постоянно меняются, но в сервисе ЭДО всегда будут только актуальные данные. Если бухгалтер при заполнении отчётности допустит ошибку (например, внесёт некорректные значения не в те поля), то система уведомит его об этом. 

Вопрос № 4. Есть ли смысл переходить на ЭДО, если мои контрагенты продолжают работать на бумаге?

Несмотря на то, что ваши контрагенты работают на бумаге, вы можете перевести в «цифру» свой документооборот. У всех ИП и руководителей организаций есть КЭП, выданные ФНС, с помощью которой они подписывают налоговую отчётность. Точно так же этот КЭП может использоваться для подписания документов с контрагентами.

Пользователь сервиса ЭДО может сформировать документ и отправить защищённую ссылку на него деловому партнёру. За переход по ссылке с контрагента никакая плата взиматься не будет. Он сможет подписать с помощью КЭП электронный документ, и он сохранится в системе пользователя ЭДО. 

Вопрос № 5. Можно ли работать с ЭДО, если у меня и контрагента разные операторы?

Разные операторы ЭДО — не проблема для обмена документами. В сервисе СФЕРА Курьер доступен бесплатный роуминг. Это значит, что передавать документы деловым партнёрам, пользующимся услугами других операторов ЭДО, можно будет по стандартному тарифу без доплат. 

Вопрос № 6. Правда ли, что я потеряю все электронные документы, если сломается компьютер?

Нет, это неправда. Электронные документы, оформленные в сервисах ЭДО, хранятся на серверах оператора. Вы сможете получить к ним доступ с любого другого компьютера. 

Вопрос № 7. Можно ли использовать электронные документы как доказательства?

Ст. 6 Закона об электронной подписи гласит, что документы, оформленные в цифровом виде, приравнены по юридической силе к тем, что оформлены на бумаге. А потому их можно использовать как доказательства и при спорах с налоговыми органами, и во время судебных разбирательств. Подробнее об этом мы писали в этой статье. 

Для того, чтобы документ был признан юридически значимым, нужно:

• чтобы он был подписан КЭП, выданной ФНС или аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ);

• чтобы он соответствовал установленной законодательством форме (например, обязательные формы установлены для УПД и УКД);

• чтобы он был оформлен у оператора ЭДО, включённого в специальный реестр ФНС (если мы говорим о бухгалтерских и налоговых документах).