5 шагов к ЭДО: готовый сценарий организации электронного документооборота для малых и средних предприятий

Доля организаций, работающих с электронным документооборотом (ЭДО), с каждым годом увеличивается многократно. Среди крупных компаний практически не осталось тех, кто не перевёл бумажный документооборот в цифру. А вот небольшие компании и даже некоторые представители среднего бизнеса всё ещё работают без ЭДО. Именно для таких организаций в статье рассмотрим схему быстрого перехода на электронный документооборот. 

Почему надо переходить на ЭДО

Никто не заставляет использовать электронный документооборот, но государство создаёт такие условия, что он становится необходимостью. Например, ЭДО нужен для работы с маркированными товарами. Многие маркетплейсы уже работают только с электронными документами.  

ФНС России поддерживает электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и расширяет перечень утверждённых форматов электронных документов. Так, например, с 12 января 2022 года действуют форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Вполне возможно, что в 2023 году появится обязанность эти документы делать только в электронном виде. 

Кроме того, ЭДО значительно расширяет географию бизнеса. Ведь договор можно подписать с заказчиком, находящимся на другом конце страны, и начать поставки товаров. Поэтому переход на ЭДО — тема более чем актуальная.

Как организовать электронный документооборот и делопроизводство в организации с нуля

Если компаниям-гигантам на переход требуется достаточно много времени, консультации экспертов и подготовительные этапы, среднему и малому бизнесу в этом плане проще. Рассказываем, как правильно организовать электронный документооборот в компании малого или среднего масштаба. Предложенный сценарий внедрения типового решения оператора ЭДО подойдёт компаниям с относительно небольшим объёмом документов в год — около 10 тысяч. 

Шаг № 1

Постройте схему ЭДО. Сформируйте перечень документов для перевода в цифру и определите круг лиц, уполномоченных согласовывать документы внутри компании, подписывать их. Уточните статус перехода на ЭДО существующих контрагентов, так как если есть те, кто до сих пор работает с бумагой, их нужно будет предупредить о переходе. 

Шаг № 2

Основываясь на предварительно выстроенной схеме ЭДО, выберите техническое решение — веб-версию или интеграцию с учётной системой. Компаниям, которые не ведут документооборот в 1С или другой учётной системе, подойдёт веб-версия. При работе в 1С или другой учётной системе лучше использовать возможности интеграции.

Шаг № 3

Оформите заявку на подключение и заключите соглашение с оператором ЭДО. 

Шаг № 4

Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) и настройте компьютер для работы с ней. Руководителям юридических лиц и ИП КЭП выдаёт Удостоверяющий центр ФНС России и его доверенные лица, уполномоченным сотрудникам организаций — коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры. На компьютер нужно установить лицензионное ПО для работы с электронной подписью. После этого настраивается доступ пользователей в систему ЭДО и процессы обмена документами — типы, маршруты, согласования, подписания. 

Шаг № 5

Отправьте контрагентам приглашения к обмену документами или настройте роуминг с клиентами других операторов ЭДО. 

С сервисом СФЕРА Курьер вы сможете работать как через веб-версию, так и с использованием интеграционных решений. Переходите по ссылке, чтобы узнать больше о том, как организовать электронный документооборот внутри компании и с контрагентами, а также оставить заявку на консультацию или подключение. 

Кстати, в дальнейшем вы можете перевести в цифру кадровый документооборот. У СберКорус есть кадровый ЭДО и калькулятор, который поможет рассчитать выгоду от перевода кадров в электронный вид. А ещё мы недавно рассказывали, что выпустили бесплатную книгу для сотрудников кадровых департаментов и HR, в которой подробно описан план перехода на кадровый электронный документооборот.