Внедрение электронного документооборота | Порядок перехода на ЭДО

На электронный документооборот (ЭДО) постепенно переходит всё больше компаний и предпринимателей, потому что это удобно и быстро.

Электронные документы не нужно печатать, хранить, отправлять контрагентам по почте или курьером. Они полностью заменяют бумажные аналоги, а юридическую значимость признают госорганы: например, электронный документ примут как доказательство в суде. А еще большая часть товаров попадает под закон о маркировке, с которой без ЭДО тоже никак.

В статье расскажем, для чего бизнесу необходимо переходить на электронный документооборот, как его внедрить и какие нюансы нужно учесть.

Электронный документооборот — это система обмена электронными документами с контрагентами по защищенным каналам связи. Позволяет объединить документы по всем процессам в одном сервисе с целью контроля, оптимизации и автоматизации работы компании или ИП.

ЭДО бывает:

Электронный документооборот позволит быстро и безопасно обмениваться документами с контрагентами.

Электронные документы просто обрабатывать, быстро и удобно отправлять. Они не потеряются, как бумажные, их не нужно высылать почтой или курьером. Исправить любую неточность можно за пару кликов.

Это позволит ускорить все рабочие процессы. Например, чем скорее компания получает закрывающие документы, тем быстрее она учитывает расходы и получает налоговые вычеты. У сотрудников, которые раньше тратили много времени на работу с бумажными документами, появится возможность быстрее выполнять другие задачи.

Кроме повышения эффективности и ускорения работы, ЭДО позволяет сохранить непрерывность процессов вообще. Как показала пандемия, иногда ситуация, напрямую не связанная с экономической деятельностью, может не только серьезно ограничить, но и вообще остановить бизнес. Невозможность отправлять документы почтой, посетить офис партнера или свой собственный показала, что работа в электронном формате выгодна и удобна. 

Пользователь видит статусы документов: черновик, отправлен, подписана квитанция, подписан сам документ и др. Это позволяет следить за всеми процессами в работе с каждым контрагентом.
У документов есть карточки с подробной информацией, связями, маршрутом и комментариями. Это позволяет получить полную картину происходящего в конкретной ветке документооборота.
Необработанные документы, новые квитанции выделены цветом, поэтому вы их точно не пропустите и не потеряете.

Электронные документы не нужно дублировать на бумаге, нести на почту или вызывать курьера. Затраты на принтеры и их ремонт сокращаются в десятки раз.
Бумажный архив тоже больше не нужно содержать, а, значит, полностью исключаются затраты на помещение и сотрудников.

Законодательство предъявляет строгие требования к способу хранения документов. Нужно обеспечить читаемость, понятность, целостность, высокий уровень защиты и др.
В СФЕРА Курьер документы хранятся полгода, а потом попадают в отдельный сервис — Электронный архив. Он обеспечивает надежный уровень защиты и хранение документов по всем требованиям закона.

Найти любой документ в электронном архиве можно за несколько минут по номеру, названию, контрагенту. Это позволит при необходимости своевременно предоставить данные в налоговую и избежать проверок.

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, по юридической силе равны бумажным аналогам с подписью от руки и печатью. Поэтому по запросу госорганов можно предоставить электронный документ, найти который гораздо проще и быстрее, чем бумажный аналог.
Сервис электронного документооборота обеспечивает установленную законом проверку сертификата подписи и подтверждает подлинность данных.

СФЕРА Курьер проверит соответствие формата документа, сертификат электронной подписи и его срок действия. Если есть ошибки или неточности, сервис оповести и укажет, что именно нужно исправить.

Налоговый кодекс предписывает обмениваться электронными счетами-фактурами через оператора ЭДО. Поэтому для полноценного юридически значимого электронного документооборота компании или ИП необходимо подключиться к оператору ЭДО, а не решать задачу собственными силами.

ФНС предъявляет строгие требования к оператору в системе электронного документооборота. Поставщик услуги должен:
 

• Обеспечить высокий уровень безопасности данных;
• Получить необходимые лицензии ФСБ и лицензии на предоставление услуг связи;
• Иметь сертифицированное ПО;
• Обеспечить применение электронной подписи и её проверку;
• Иметь соответствующую телекоммуникационную инфраструктуру в РФ.

СберКорус — одобренный ФНС оператор ЭДО. СФЕРА Курьер — сервис, в котором происходит обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Интерфейс напоминает электронную почту, но возможностей, фильтрации и управления данными гораздо больше. Документы сортируются в папки по основным признакам, чтобы их проще было найти и обработать.

В сервисе СФЕРА Курьер оплачивать необходимо только исходящие документы, входящие — бесплатно*. Стоимость зависит:

*При обмене с некоторыми торговыми сетями тарифицируется и входящий трафик документов.

Процесс подключения к электронному документообороту в СФЕРА Курьер простой.
Всего три шага:

Чтобы не тратить время на обучение сотрудников, работать в привычном интерфейсе и отправлять большое количество документов, внедрите электронный документооборот прямо в учетную систему. Например, для компаний, использующих 1С, у нас есть специальный модуль. Установить его можно самостоятельно, доработка не требуется.

Для автоматизации внутреннего документооборота подойдет СЭД 1С:Документооборот. Она позволит ускорить и упростить работу с электронными документами внутри компании. Если вы работаете с другими продуктами 1С, то создавать и обрабатывать внутреннюю документацию, вести проекты и контролировать рабочее время вам будет удобно в привычной учетной системе.