ЭДО — это ненадежно и небезопасно? Разбираем мифы про электронный документооборот

Привычные методы работы кажутся надежными: процессы отточены, знакомы, понятны. А переход на новые правила ассоциируется с затратами, переобучением и вызывает вполне обоснованные опасения. Однако цифровизация плотно вошла в нашу жизнь, и чем быстрее бизнес адаптируется под изменения, тем эффективнее будет работать.

Поэтому в статье рассмотрим основные опасения и разберемся, так ли все трудно на самом деле. 

Юридическая сила и безопасность

Рукописная подпись и печать для нас — гарант легитимности, а с электронной цифровой подписью (ЭЦП) такой привычки пока нет. Поэтому многие опасаются, что электронный документ с ЭЦП не имеет должной юридической силы. И вообще электронные данные могут легко взломать и похитить. Но это не так.

Электронную подпись регулирует 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он устанавливает строгие правила, только при выполнении которых можно подписывать электронные документы в режиме онлайн. 

Для полной юридической значимости как у бумажного документа с подписью от руки и печатью в электронном формате есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП — далее КЭП). 

Ее уровень криптографической защиты соответствует очень высоким требованиям, а алгоритмы проходят проверку ФСБ. Выпустить электронную подпись может только аккредитованный Минцифрой РФ удостоверяющий центр с лицензиями ФСБ и ФСТЭК. 

Подробнее про безопасность и защиту подписи читайте в нашей статье. 

Поэтому электронные документы защищены сильнее бумажных. Подпись от руки можно подделать, а КЭП — нет. Рукописная подпись не защищает документ, его можно изменить. Любое изменение электронного документа с КЭП сделает его недействительным, поэтому электронный документооборот безопаснее и надежнее.

В нашем удостоверяющем центре вы можете получить электронную подпись, соответствующую требованиям законодательства, в удобном для вас формате: в офисе, с доставкой лично в руки или удаленно.

Госорганы

Электронные документы с КЭП подходят для работы с контрагентами наравне с бумажными, поэтому их примут в любом государственном органе в виде отчета или доказательства в суде. 

Государство активно способствует переходу бизнеса на ЭДО из-за простоты и скорости обработки электронных данных. Так, например, бизнес в рамках государственных систем контроля вроде маркировки или ЕГАИС невозможен без ЭДО.

Цена, доработки и обучение сотрудников

С минимальным пакетом документов (50 штук) сервис электронного документооборота СФЕРА Курьер обойдется вам в 250 ₽/месяц (без ндс). Тарифов много, стоимость за документ ниже, если количество больше. Сколько на вы тратите на печать, бумагу и доставку? Откроем калькулятор на сайте Почты России.

Отправка письма из Санкт-Петербурга в Москву весом 100 граммов (15 листов) обойдется вам в 274 ₽. Это дороже, чем минимальный пакет из 50 документов в СФЕРА Курьер. А еще затраты на дорогу и много потраченного зря времени. 

Интеграция ЭДО в учетную систему позволит сотрудникам создавать документы и отправлять их контрагентам сразу в привычной учетной системе. Для 1С есть готовый модуль за 10 000 ₽ — это единоразовый платеж. Установить модуль вы сможете самостоятельно. А ещё есть бесплатный API, который позволит работать с ЭДО из любой учетной системы.

Web-интерфейс сервиса понятный интуитивно, поэтому изучение не займет много времени. А на любые вопросы вы сможете найти ответы в базе знаний, в видео-инструкциях на нашем youtube-канале или у техподдержки.

Операторы ЭДО

К работе операторов ЭДО налоговая предъявляет строгие требования. Если компания соответствует им, ФНС включает ее в реестр одобренных операторов. Поэтому за услуги связи, безопасность данных и проверку подлинности КЭП можно не волноваться. 

Но возникает другая трудность: к какому именно оператору подключиться? На июль 2021 года в списке ФНС 77 одобренных операторов, поэтому выбрать из них одного — задача непростая. 

Проанализируйте свои потребности, сравните стоимость и функции сервисов операторов. 

Чтобы вам было проще определиться, мы проанализировали функции и цены ведущих операторов. Читайте нашу статью «Как выбрать оператора ЭДО».

Мнение юристов

Юрист компании считает ЭДО рискованным, потому что подлинность документов легко оспорить в суде? Это зависит от вида электронной подписи. Простую и неквалифицированную подпись оспорить можно, потому что они не обладают нужным уровнем защиты данных по требованию закона. 

КЭП защищает документы надежно, и подделать ее практически невозможно. Стороны видят, когда и кто подписал документы. В случае сомнений могут сразу связаться с контрагентом и проверить информацию. 

Бумажные документы изменить легко. А рукописную подпись подделывают часто.

Разные сервисы ЭДО

Если у контрагентов разные операторы ЭДО, отказываться от работы ни с кем не придется. У нас есть бесплатный роуминг. Он позволит обмениваться документами со всеми операторами на таких же условиях, что и внутри сервиса. Настройка бесплатная, нужно просто оставить заявку. 

Входящие документы в роуминге — 0 ₽.

Трудности подключения

Есть мнение, что переход на ЭДО требует серьезной подготовки и длительных настроек при подключении. Но это не так. Нужно пройти всего четыре шага:

Выбрать тариф

Есть ежемесячная постоплата или годовая предоплата с выгодой до 20%.

Оставить заявку

На сайте или зарегистрироваться в сервисе самостоятельно. Если необходима помощь с выбором тарифа и пакетом документов, мы поможем определиться.

Заключить договор 

Оплатить подключение и тариф, если выбрали предоплату. 

Начать работу

Смотрите видео-инструкции на нашем youtube-канале. Вход в личный кабинет по логину и паролю. Взаимосвязи с контрагентами мы настроим бесплатно. 

Оставьте заявку на консультацию или подключение или пройдите саморегистрацию. 

Хранение 

Привычный бумажный архив может казаться удобным и простым. Вы уже привыкли и знаете, в каком отсеке лежат документы по текущим сделкам. Однако содержание помещения и оплата обслуживания обходится недешево. А поиск документов может затягиваться, если сотрудник отвлекся и положил его не туда. 

В электронном архиве все документы хранятся в соответствии с законом, а поиск и обслуживание проще и удобнее. Найти любой можно по номеру, его части, названию контрагента, названию документа за несколько секунд. 

Документы в электронном архиве не потеряются и не повредятся. Они надежно защищены и всегда доступны, если есть доступ в интернет.

Если налоговая запросит у вас дополнительные документы к отчетности, сколько потребуется времени, чтобы предоставить его на бумаге? С электронными документами — гораздо быстрее.

Храните документы надежно и по правилам закона в сервисе СФЕРА Архив. Удобная и понятная работа, мгновенный поиск.

Мало документов для отправки

Многие считают, что небольшое количество документов — не повод переходить на ЭДО. Кажется, что так выйдет дешевле. Но выше мы уже считали, сколько обойдется отправка почтой пакета из 15 документов — 274 ₽. Пакет из 50 электронных документов в месяц в СФЕРА Курьер стоит 250 ₽/месяц без НДС. Еще закупка краски для принтера, бумаги, услуг курьера при необходимости. 

Это основные мифы, которые мешают бизнесу оптимизировать и ускорить свою работу. Если у вас остались вопросы, мы с радостью ответим на них.