Потерян договор с контрагентом. Что делать?

07 февраля 2023

6 минут

2216

Бывают такие случаи - от налоговой или банка вдруг приходит запрос на подтверждение сделки с вашим контрагентом, а вам нечего предоставить - договор утрачен по непонятным обстоятельствам.

Что будет, если не получится восстановить договор?

Могут доначислить налог на прибыль, например, т.к. при отсутствии договора перерасчет будет произведен по сумме, указанной в акте
При отсутствии подтверждающего сделку договора могут сделать перерасчет по налогу на добавленную стоимость
Штраф по статье за нарушение федерального закона об архивном деле в размере 200 руб., выставляется за каждый утерянный документ
Задержки работы с банком, ведь он имеет право не перечислять вам денежные средства от контрагента до тех пор, пока не получит подтверждение сделки.

Успех предпринимательской деятельности в современном мире зависит от минимизации временных и трудовых затрат, о чем свидетельствуют растущие тренды на автоматизацию и дигитализацию бизнес-процессов. Сфера бумажного документооборота одна из первых попала под удары прогресса. Низкая скорость создания, обработки и передачи документов на бумаге, а также их сложное и рискованное хранение - условия, при которых в наше время на плаву не удержаться.

СберКорус, будучи экспертом в IT-решениях для бизнеса, предлагает своим клиентам передовой сервис СФЕРА Курьер для получения и отправки юридически значимых электронных документов. Широкий функционал системы доступен не только в личном кабинете сервиса, но и в любых других учетных системах, т.к. Сберкорус предлагает готовое интеграционное решение (можно подключить 1С, SAP, СФЕРА EDI и др.)

А в настоящей статье мы рассмотрим доступные методы восстановления договора на случай, если потерянный документ бумажный и в компании еще не внедрен электронный документооборот. Выбор конкретной схемы действий зависит от типа договора и отношений, которые у вас сложились с партнером.

Сделать новый экземпляр

Наилучший сценарий для вас - тот, в котором у бизнес-партнера сохранился его оригинальный экземпляр или хотя бы образец документа.

В первом случае следует запросить у партнера его экземпляр и сделать дубликат. Далее необходимо обратиться за услугами к нотариусу, который сравнит оригинал и дубликат договора и при отсутствии расхождений заверит копию печатью. Ваш договор восстановлен.

Если документ утрачен всеми сторонами договора, но текстовое содержание сохранилось - можно распечатать и заключить договор заново. Он будет являться не копией, а полноценным оригиналом, и нотариус вам не понадобится.

Искать крайнего директора и проверять архивы

Бывает так, что документ вам срочно понадобился спустя много лет после сделки, а партнер к тому времени уже не работает или даже обанкротился.

В такой ситуации у вас следующие варианты:

Найти контактные данные и связаться с последним директором контрагента, чтобы попросить его переподписать нужный договор
Сделать запросы на получение копии в архивы (местные и судебные)

Розыск контактов последнего руководителя может помочь в ситуации, когда компания-контрагент уже не работает по тем или иным причинам. Зацепки можно найти также через контакты с главбухом, юристом или менеджерами, которые занимались этим договором.

Проверка судебного архива на наличие нужных вам документов подойдет в случае, если контрагент стал банкротом по решению суда. Арбитражные суды ведут картотеку, в которой хранится большая часть документации обанкротившихся компаний. В открытом доступе представлены все постановления суда. Для получения доступа к договорам необходимо являться участником дела и письменно ходатайствовать в суд о запросе материалов дела - в таком случае судья одобрит выдачу информации. Состав дела, полученного из архива, можно сфотографировать или же скопировать, а вот взять с собой за пределы архива - строго запрещено.

Когда организация прекращает деятельность по собственному желанию, всю рабочую документацию она может предоставлять на хранение в местный архив. Это не является обязанностью при закрытии бизнеса, тем не менее шанс есть, а значит запрос информации имеет смысл. Так как электронной версии у архива нет - дистанционно осуществить поиск невозможно. Если какой-либо документ крайне необходим - придется явиться в архив лично, для запроса нужно иметь при себе паспорт и уставные документы организации. Учтите, что организация могла и не передавать документацию в местные архивы, ибо законодательно такой обязанности и штрафов за несдачу не предусмотрено.

Разобраться в переписках по электронной почте

В соответствии с 434 статьей ГК РФ переписка по электронной почте признается договором, а налоговики и банки принимают ее для целей доказательства сделок по поставкам и оказанию услуг. Стороны должны письменно договориться о сотрудничестве и это должно быть очевидно. Например, руководитель компании “Бетон” напишет в электронном письме: -”Ок, 20 тонн вертикальных стоек по цене 3 млн рублей доставляю 10 марта, надо оформлять накладные, следом отправлю подписанный договор”.

На практике очень многие переписки в таком формате принимаются в качестве доказательства сделки. Исключением являются договора на недвижимое имущество или интеллектуальную собственность: там иные правила и в них мы разберемся в следующем пункте.

Запрос копии у Росреестра или Роспатента

С договорами на недвижимое имущество и интеллектуальную собственность все немного проще. Условием действительности договора является обязательное предоставление его копии в Росреестр или Роспатент. Дубликат договора аренды или продажи недвижимости можно найти в хранилище Росреестра, а договора по части интеллектуальной собственности (лицензионные или об отчуждении прав) - в Роспатенте.

В базах данных Росреестра и Роспатента хранятся сведения о сторонах заключенной сделки, и если копию запросит кто-либо другой - в получении будет отказано. Следовательно, обращаться может только человек, подпись которого стоит на документах. Вам потребуется явиться лично и заплатить пошлину, размер которой зависит от типа документа: версия на бумаге обойдется дороже электронной.

Как застраховать себя от риска утраты договора?

Процесс сбора и хранения документов в организации предполагает влияние человеческого фактора. Работники могут потерять документ случайно, от невнимательности, или по ошибке. Рассказываем как правильно и надежно обезопасить себя от утери бумажных документов, при этом напоминаем, что самый ценный вклад со стороны компании - это скорейший переход на электронный документооборот.

Договорные отношения с контрагентами можно заверять у нотариуса, а в случае если сделка существенная - даже необходимо. Заверенная нотариусом копия документа хранится 10 лет, а по истечении срока передается в архив. Это, пожалуй, самый простой вариант восстановления.
На сопровождающих сделку документах (счета, акты и пр.) проставляйте единые с контрагентами номера договоров, так их легче будет находить и восстанавливать.
После заключения договора обменяйтесь с контрагентом сканами. Если для каждого договора зафиксировать скан с подписями и печатями - он оперативно и всегда будет доступен для отправки, например, банку. Желательно обеспечить хранение сканов документов сети интернет, в облачном хранилище.
Сохраняйте выданные акты вследствие потопов/пожаров в офисных или в архивных помещениях, их оформлением занимаются представители управляющей компании или пожарной инспекции. Если, к примеру, налоговая запросит у вас договор, а он утрачен ввиду обстоятельств непреодолимой силы - достаточно предоставить такой акт.