Нужна ли машиночитаемая доверенность (МЧД) для ИП?

Индивидуальный предприниматель может подписывать электронные документы своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или передать это право другим лицам, но они в таком случае будут использовать свою УКЭП. Расскажем, в каких случаях нужна МЧД для ИП, как ее выдать и применять.

Нужна ли МЧД ИП на самого себя?

Индивидуальный предприниматель — это лицо, действующее без доверенности. То есть ИП представляет собственные интересы без подтверждения полномочий.

Усиленную квалифицированную электронную подпись физическое лицо как индивидуальный предприниматель может оформить только в удостоверяющем центре ФНС или у её доверенных лиц, например, в ПАО Сбербанк. И для такой УКЭП машиночитаемая доверенность не нужна.

Нужна ли МЧД на сотрудников ИП?

Если у индивидуального предпринимателя имеются сотрудники и он хочет делегировать им часть своих функций по подписанию документов или совершению действий на государственных порталах и в информационных системах (ИС), то необходимо:

• выпустить на сотрудника сертификат квалифицированной ЭП физического лица в любом аккредитованном удостоверяющем центре;

• выпустить МЧД к КЭП физлица и указать в ней полномочия.

Например, бухгалтеру можно выпустить МЧД на сдачу отчётности, на участие в госзакупках, на подписание электронных документов с контрагентами. Менеджеру или работнику заведения общественного питания ИП может сделать КЭП физлица для работы в ЕГАИС и МЧД к ней.

МЧД для ИП без сотрудников: кому и как можно оформить

Бывает так, что ИП проще работать без сотрудников, но пользоваться услугами других ИП, самозанятых или аутсорсинговых компаний. Особенно часто таким образом индивидуальные предприниматели нанимают себе бухгалтера для ведения налогового и бухгалтерского учёта, взаимодействия с госорганами и сдачи отчётности.

В такой ситуации возможны следующие варианты:

• ИП нанимает самозанятого или другого ИП. В этом случае нужно выпустить МЧД к электронной подписи физического лица, представляющего интересы предпринимателя.

• ИП заключает договор с аутсорсинговой компанией на услуги определённого специалиста. Тогда, если этому специалисту нужно передать полномочия на совершение действий от лица ИП с помощью электронной подписи, то на этого сотрудника аутсорсинговой компании выпускается МЧД (и КЭП физлица, если её нет).

• ИП заключает договор с аутсорсинговой компанией на предоставление услуг разных специалистов. В таком случае предприниматель может оформить МЧД на юрлицо с правом передоверия, и тогда компания сможет самостоятельно выпускать МЧД на нужных сотрудников. Такие доверенности не нужно подписывать УКЭП ИП, ведь изначально юрлицу выдана доверенность с передоверием, подписанная ИП, но вместе с ними к электронному документу нужно прикладывать и МЧД, в которой указано право передоверия.

Кроме того, ИП может заверять выпускаемые МЧД подписью нотариуса, а не своей УКЭП.

Возможность выпускать МЧД бесплатно предоставляет сервис ЭДО СФЕРА Курьер. Процесс создания машиночитаемой доверенности прост и понятен. При необходимости МЧД можно также легко отозвать.

Правила применения МЧД, выпущенных ИП

Каждый раз, когда доверенное лицо подписывает электронные документы УКЭП, необходимо вместе с файлом документа передавать и сведения об МЧД. При этом:

• доверенность может передаваться в формате XML вместе с документом и откреплённой подписью в формате sig;

• в файле документа могут содержаться сведения об МЧД, используя которые контрагент самостоятельно проверит доверенность.

Где хранятся МЧД

Машиночитаемую доверенность доверитель размещает в информационной системе, а оператор ИС фиксирует дату и время размещения. Согласно Постановлению Правительства РФ от 21.02.2022 № 223, для хранения МЧД используются:

• единая система идентификации и аутентификации (esia.gosuslugi.ru);

• ИС ФОИВ или органов государственных внебюджетных фондов РФ;

• ИС аккредитованных УЦ;

• ИС аккредитованных доверенных третьих сторон;

• ИС операторов ЭДО, требования к которым устанавливаются ФНС России.

Одной из информационных систем, в которой может хранится МЧД, является Единое блокчейн хранилище МЧД — распределённый реестр ФНС России. Все машиночитаемые доверенности, оформленные в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер, автоматически регистрируются в реестре ФНС.

Нужно ли проверять МЧД?

Машиночитаемые доверенности отзываются также легко, как и выпускаются: доверитель формирует заявление в ИС на отзыв доверенности, а оператор ИС в срок не позднее 12 часов с момента получения заявления должен разместить информацию об отмене. Поэтому получателям электронных документов, подписанных доверенным лицом с предоставлением МЧД, следует всегда проверять доверенность на действительность и соответствие содержащихся в ней полномочий. Если доверенность недействительна на момент подписания, или в ней нет применяемых полномочий, то документ теряет юридическую значимость.

Проверить статус МЧД, как правило, можно в информационной системе, в которой она выдана, или в сервисах операторов ЭДО. Также получить необходимую информацию о статусе, сроке действия и полномочиях можно в распределённом реестре ФНС.