Номенклатурное дело: упорядочиваем кадровый документооборот

Номенклатура дел отдела кадров — это необязательный, но полезный способ упорядочивания документов в делопроизводстве. Сортировка бумаг по папкам с особыми индексами позволит быстро находить нужную информацию, упростит хранение документов и позволит новым сотрудникам-кадровикам быстро сориентироваться в работе в конкретной компании. Номенклатура дел может быть как материальной, оформленной реальными папками и бумагами, так и электронной. У каждой из них свои особенности оформления.

Для чего нужна номенклатура дел?

Хранение дел по личному составу и обеспечение их сохранности — прямая обязанность работодателей, закреплённая в ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле. Это довольно большой перечень документов. Параграф 1.1 раздела 1 методических рекомендаций Росархива делит структуру дел по личному составу на следующие категории:

1. Документы о трудовой деятельности работников, включая информацию о работе в опасных условиях труда или на вредных производствах. Туда входят все документы, связанные с приёмом на работу и увольнениями, переводах на другие должности, наличии или отсутствии работы по совмещению, командировках, отпусках, дисциплинарных взысканиях, пройденных аттестациях, присвоенных классных чинах, трудовые договоры, распоряжения и приказы, относящиеся к деятельности сотрудника. 

2. Документы по учёту кадров. Это, в первую очередь, трудовые книжки и личные карточки персонала. 

3. Документы по зарплате. В эту категорию включают табели учёта рабочего времени, расчётно-платёжные ведомости, лицевые счета, акты выполненных работ и иные документы.

4. Документы по охране труда. К ним относят заключения о расследовании несчастных случаев на производстве, путевые листы, наряды-допуски и другие.

Номенклатура дел организации позволяет не потерять обязательные к хранению документы и ускоряет их поиск, если они понадобятся самому сотруднику (нынешнему или бывшему) или надзорным ведомствам. 

Оформление бумажной номенклатуры

Как сделать номенклатуру дел в организации? Всю процедуру можно условно поделить на 3 этапа. 

Этап № 1. Структурирование дел

Проще всего разделить документы по срокам их хранения, поскольку они существенно отличаются — одни из них нужно хранить до 75 лет, а другие — всего 5 лет.

Сориентироваться в сроках хранения поможет раздел 8 «Кадровое обеспечение» приказа Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Держа документы с одинаковым сроком хранения в одном месте, работодатель в дальнейшем сможет освобождать архив для новых бумаг, избавляясь от старых. Информация в приказе Росархива дана в виде таблицы, потому сориентироваться по срокам будет достаточно просто. 

Важно! Бывают случаи, когда компания выпускает кадровые документы, не перечисленные в приказе Росархива. Соответственно, из-за этого отсутствует информация о сроках их хранения. Чтобы не нарушить закон, рекомендуется направить персональный запрос в Росархив и на основании ответа заниматься заполнением номенклатуры. 

Этап № 2. Определение состава номенклатуры

Кадровая документация ведётся в соответствии правилам, утверждённой в той или иной компании. Она должна быть должным образом рассортирована. Классический образец номенклатуры состоит из 5 граф:

1. Индекс дела. Кадровик может составить его произвольно, важно лишь, чтобы был отдельный документ с расшифровкой индекса. Номера могут присваиваться исходя из типов документов, наименования структурных подразделений, к которым будут относиться папки, месяца или года составления. Пример индекса — 02-15-2022, где 02 — это наименование структурного подразделения предприятия, 15 — код, означающий, что в папке хранятся документы по охране труда, и 2022 — год, когда были приняты документы. 

2. Заголовок. Можно собрать в одной папке, например, только трудовые договоры, а можно создать папку, например, «Документы по заработной плате цеха № 1» с подзаголовками «Табели учёта рабочего времени», «Расчётно-платёжные ведомости» и другие.

3. Количество томов. Эта информация указывается в конце календарного года.

4. Период хранения. Например, сводные ведомости по охране труда при трудовой деятельности на опасных производствах хранятся 50 лет после 1 января 2003 года (ст. 22.1 Закона об архивном деле).

5. Примечания. Вносятся, если какой-то документ был изъят из дела или по какой-то причине уничтожен.

Этап № 3. Издание приказа

Номенклатура дел организации, как правило, утверждается до начала следующего календарного года. Например, на период с 1 января по 31 декабря 2022 года приказ об утверждении номенклатуры издаётся в 2021 году. Потом, на 2023 год, номенклатура будет утверждаться новым приказом, изданном в 2022 году.

Однако это не строгое требование — издать приказ можно в любое время и на любой временной период.

Электронная номенклатура

Заполнение номенклатуры в электронном виде аналогично бумажному оформлению. В то же время у ведения электронной версии есть небольшие особенности:

1. Если в компании параллельно существуют и бумажная, и электронная версии, то в примечании к бумажной нужно указать, в какой базе, жёстком диске, облаке, информационной системе или сервере хранятся виртуальные данные. 

2. На каждый документ личного состава (или папку однотипных документов) должна даваться ссылка или путь поиска информации.

3. К индексу, как правило, прибавляется сокращение «ЭД» или «Э», означающее, что документы находятся в электронном виде.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) от СберКорус можно интегрировать с любой учётной системой, включая 1С. В сервисе можно вести электронную номенклатуру дел организации, снизив затраты на оформление бумажных документов. Расходы компаний на хранение документов после подключения к КЭДО сократились до 90 %. 

Главное преимущество сервиса — быстрое подключение команды к электронному документообороту. Сотрудники могут авторизоваться через Сбер ID и СНИЛС и бесплатно выпустить электронные подписи. Кадровики смогут за считанные минуты ознакомить всех работников с новыми приказами, попросить подписать личные карточки, трудовой договор (и дополнения к нему) и иные документы в режиме онлайн. Выпущенные электронные подписи сотрудников будут приравнены по юридической значимости к ручным аналогам. 

Итоги

1. Номенклатура дел отдела кадров позволяет систематизировать информацию о сотрудниках фирмы и при необходимости быстро найти нужный документ.

2. Чтобы правильно составлять номенклатуру, следует пользоваться методическими рекомендациями Росархива. В них можно найти информацию, как должны группироваться документы, какие способы сортировки могут выбрать работодатели.

3. Электронные и бумажные номенклатуры ведутся схожим образом.