Как выбрать оператора электронного документооборота (ЭДО)

Основные функции и сервис оператора ЭДО

Оператор ЭДО должен соответствовать строгим требованиям законов и налоговой. Получить необходимые лицензии, а также обладать соответствующим ПО. Поэтому одобренных ФНС операторов на данный момент около 70. 

В статье расскажем, как выбрать поставщика ЭДО и на что обратить внимание. А также сравним преимущества наиболее популярных из них.

На электронный документооборот активно переходят и крупные, и маленькие компании. Это быстро и удобно: 

• Создать, подписать и отправить документ можно за несколько минут

• Не нужно печатать документы и содержать бумажный архив

• Позволяет полностью снизить затраты на доставку

• Найти электронный документ в сервисе можно просто и быстро

• Повышает контроль и ускоряет бизнес-процессы

• Позволяет работать с маркировкой и отправляет данные в Честный ЗНАК автоматически

А как показала пандемия, ЭДО — единственный способ сохранить непрерывность работы бизнеса в особых условиях. 

Сервис для электронного обмена документами предоставляет оператор ЭДО. Он обеспечивает защиту данных и проверку электронной подписи. Чтобы выбрать провайдера ЭДО, нужно изучить все детали. 

Критерии выбора оператора ЭДО

Репутация и опыт. Выбирайте оператора ЭДО по опыту и количеству клиентов. Возможно, цены будут выше, но зато риски — ниже. Мелкие компании могут не справиться технически, поэтому в обмене будут постоянные перебои. Или могут вообще уйти с рынка из-за низкой конкурентоспособности. 

ФНС ведет специальный реестр одобренных операторов ЭДО, посмотреть список можно на сайте.

СберКорус — дочерняя компания Сбер Банка, поэтому пользователи решений экосистемы Сбера тоже могут использовать наш сервис. ЭДО мы обеспечиваем с 2008 года. 

Цены. Цена зависит от количества документов, функциональности, интеграции и сложности настройки. Просчитайте несколько вариантов под ваши нужды. 

Функциональность. У всех есть базовый набор: возможность загрузить/заполнить документ, подписать и отправить. И дополнительные функции в зависимости от потребностей. Заранее оцените свои нужды, чтобы не переплачивать за функции, которыми не воспользуетесь. 

Сервис и поддержка. Узнайте, есть ли помощь в установке и настройке сервисов и сколько стоят такие услуги. Обратите внимание на работу техподдержки, наличие обучающих материалов и инструкций в свободном доступе.

Инструкции: Пошаговое руководство по работе с сервисом СФЕРА Курьер.  

Способ работы. Обычно их два: web-интерфейс и интеграция. Доступ к сервису в браузере — по логину и паролю. Работать с документами можно с любого компьютера в удобное время. 

Интеграция требует дополнительной настройки или установки ПО, возможность которых необходимо уточнять индивидуально. Позволяет обмениваться электронными документами в привычной учетной системе.

Контрагенты. Если у вас есть один или несколько крупных контрагентов, которые используют ЭДО, узнайте их оператора. Это может быть удобнее, если его сервис вам подходит. Хотя у всех ведущих провайдеров есть возможность обмениваться документами между собой с помощью функции «Роуминг».

Анализ рынка

Проанализируем основные функции и цены операторов ЭДО: СКБ Контур, СберКорус, Калуга.Астрал, Такском и СБИС. 

Работа с электронными документами

Основные функции и способ работы с электронными документами аналогичны у всех операторов ЭДО. Можно загружать готовые или заполнять по шаблону прямо в сервисах. Шаблоны настраиваются, добавляются и автоматически обновляются. 

Если вам необходимы особые документы, например, маркетинговый отчет, мы добавим их в сервис.

Все сервисы работают с квалифицированной электронной подписью (КЭП) при обмене с контрагентами.Маршруты согласования необходимо настроить заранее. Обычно у операторов ЭДО это услуга платная. 

СберКорус бесплатно настроит маршруты, чтобы вы не тратили время на изучение этапов согласования.

Найти документы в сервисе можно по номеру, контрагенту, есть функции расширенного поиска. Хранятся документы в облачном архиве. 

Сервис СФЕРА Архив хранит документы в соответствии со всеми требованиями закона и налоговой. Позволяет загружать данные из других источников, управлять ролями сотрудников и быстро выгружать документы для налоговой. 

Роуминг

Перед подключением к оператору ЭДО необходимо уточнить, есть ли у него техническая возможность для настройки роуминга. Роуминг — функция, которая обеспечивает обмен документами с другими операторами ЭДО. Для подключения услуги операторы настраивают пару, поэтому нужно отдельно оставлять заявку. Обычно стоимость документов в роуминге зависит от условий основного тарифа. 

Мы подключим «Роуминг» и выполним все настройки бесплатно — оставьте заявку. На стоимость исходящих документов услуга не влияет. 

Интеграция

Чаще всего интеграция требуется с 1С, поэтому возможность есть у всех анализируемых операторов ЭДО. Стоимость модулей может зависеть от условий использования сервиса. Для внедрения сервиса в другие учетные системы нужны отдельные модули или API. 

Обратите внимание, что стоимость модуля 1С от СберКоруса оплачивается только один раз, поэтому после подключения не нужно следить за лицензией и ежегодно оплачивать доступ. API для интеграции с любыми учетными системами — бесплатно.

Интеграционный модуль 1С: Не нужно тратить время и средства на вызов специалистов, все шаги понятны интуитивно. 

Чтобы отправлять данные в Честный ЗНАК по правилам, нужно вносить коды в универсальный передаточный документ и подписывать его КЭП. Эта возможность есть у всех анализируемых операторов ЭДО.

СФЕРА Курьер подходит для работы с маркируемым товаром и автоматически отправляет информацию о его передвижении в систему контроля Честный ЗНАК. Функция доступна при любом варианте ЭДО, оплачивать подключение дополнительно не нужно.

Техподдержка

Все операторы ЭДО предоставляют техническую поддержку клиентов. 

Стоимость

При анализе цен важно учитывать потребности компании. Обычно самую низкую стоимость исходящих можно получить только при отправке большого количества документов. 

Если вы отправляете немного документов, обратите внимание на предложения по минимальному тарифу. 

Калькулятор: При предоплате можно получить выгоду до 20%. Есть индивидуальные условия. 

Вывод

В целом, все операторы ЭДО предоставляют качественный и конкурентоспособный продукт. Поэтому выбирать сервис необходимо после детальной оценки собственных потребностей из расчета ориентировочной стоимости. 

А мы еще раз напомним о преимуществах сервиса СФЕРА Курьер от СберКорус

Настроим маршруты согласования документов — бесплатно. 

Модуль 1С: Интеграция с 1С — простая и доступная. Модуль легко устанавливается самостоятельно, не требует дополнительных настроек и вызова специалистов. Для интеграции ЭДО с другими учетными системами есть бесплатный API.

У  нас есть возможность оплачивать тариф заранее или по факту использования. Выбирайте в зависимости от ваших нужд и комфорта: ежемесячный пакет документов или вперед на год с выгодой до 20%.

У нас есть расширенная техподдержка. Персональный специалист поможет решить нетипичные задачи быстро. 

Если у вас остались вопросы, оставьте заявку. Наши менеджеры свяжутся с вами и помогут с выбором.