Применение электронного документооборота. Для чего бизнесу нужен ЭДО?

Применение электронного документооборота позволяет бизнесу быстро обмениваться документами с партнерами, сокращать издержки и перенаправлять внимание сотрудников на другие задачи. Разберем, зачем нужен электронный документооборот бизнесу, как происходит формирование и направление документов в электронном виде и как ввести ЭДО в работу.

Для чего нужен электронный документооборот

ЭДО — это обмен электронными документами между контрагентами по защищенным каналам связи. Под электронным документооборотом в РФ принято понимать обмен юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая защищает документ от изменений и наделяет его юридической силой.

Чтобы начать обмениваться с партнерами и госорганами документами через интернет, необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оператор — связующее звено, поставщик услуги, обеспечивающий защиту данных. СберКорус — оператор электронного документооборота уже более 10 лет. Наш сервис СФЕРА Курьер соответствует всем требованиям к безопасности обмена электронными документами и поможет вашему бизнесу автоматизировать документооборот.

Как работает электронный документооборот между организациями

Рассмотрим преимущества использования электронного документооборота:

• Ускорение бизнес-процессов. Контрагенты могут быстро отправлять и принимать документы, таким образом ускоряя поставки, выполнение работ, приемку товара и др. Чем раньше получены закрывающие документы, тем быстрее учтен НДС и верно определена налоговая база.

• Сокращение затрат. Применение электронных документов позволяет сэкономить на печати, доставке и хранении. Не нужно ездить в офис контрагента, организовывать архив и дополнительно нанимать сотрудников.

• Повышение контроля. Весь процесс легко проследить в личном кабинете сервиса ЭДО. Проанализировать статусы, сроки, ошибки. Если необходимо найти документ, это можно сделать за несколько кликов.

Работа по правилам маркировки

Чтобы работать с системами контроля, нужно использовать электронную передачу документов. Это необходимо для создания единых баз данных и их быстрой обработки. При применении ЭДО информация в системы передается автоматически при подписании УПД с обеих сторон документов.

Формы электронного документооборота

Электронно-цифровой документооборот бывает:

• СЭД (Система электронного документооборота)

Система внутри компании. С ее помощью отделы и подразделения быстро обмениваются разными типами документов.

При формировании электронного документооборота компания может сама разработать правила и нормативы с учетом требований 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТов по делопроизводству и архивам.

• ЮЗЭДО (Юридически значимый ЭДО)

Реализация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами.

Способы обмена, требования к безопасности хранения и передачи, а также к КЭП строго установлены законом.

В ЮЗЭДО есть 2 вида электронных документов:

1. Структурированные

Электронно-цифровая форма структурированного документа регулируется законами и требованиями государственных служб. К таким документам относят:

Универсальный передаточный документ (УПД):

• Счет-фактура (СЧФ)

• Документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (ДОП, он же ТОРГ-12)

• Счет-фактура и документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП)

Универсальный корректировочный документ (УКД):

• Корректировочный счет-фактура

• Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)

• Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)

 2. Неструктурированные

Договоры, первичная документация, уведомления и др. Форма может меняться в зависимости от нужд контрагентов. Строгих требований со стороны закона нет.

Структурированные документы позволяют обрабатывать данные из них быстро, поэтому соответствию требованиям уделяют большое внимание.

Если подписать структурированный или неструктурированный документ квалифицированной электронной подписью, он станет юридически значимым. Поэтому далее мы рассмотрим виды и особенности работы с подписью.

Виды электронной подписи в электронном документообороте между юридическими лицами

Электронная подпись необходима для подтверждения личности, действия (подписания) и защиты информации. В зависимости от функций и уровня безопасности бывают подписи трех типов:

1. Простая электронная подпись

Наименее надежный вид подписи. Это пара логин-пароль, которую мы используем при входе на интернет-ресурс, смс-код, который присылает банк, или имя и подпись почтового ящика.

2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Обладает более высоким уровнем защиты, у нее есть сертификат и ключевая пара. Но для признания юридической значимости документа с НЭП требуется дополнительное соглашение между партнерами. Такой документ все равно не примут госорганы.

3. Квалифицированная электронная подпись

Соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обеспечивает самый высокий уровень защиты информации. Электронные цифровые документы с КЭП аналогичны по юридической силе бумажному варианту с подписью от руки.

С КЭП можно:

• Участвовать в юридически значимом электронном документообороте.

• Сдавать отчетность в госорганы.

• Участвовать в торгах и госзакупках.

• Работать с госпорталами.

• Регистрировать онлайн-кассу в ФНС.

Для работы от лица компании потребуется КЭП юрлица, от ИП — КЭП предпринимателя. С 01.01.2022 в связи с изменениями в 63-ФЗ руководители юридических лиц и ИП будут получать КЭП в Удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Сотрудники будут получать КЭП в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам, и использовать ее при подписании документов от имени компании вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Удостоверяющий центр СберКорус прошел аккредитацию Минцифры РФ по новым правилам, поэтому здесь можно получить ЭЦП физлица для использования в работе с МЧД.

Реализация электронного документооборота
Разработку и обеспечение электронного документооборота осуществляет оператор ЭДО (провайдер). Поэтому первый шаг в процессе внедрения ЭДО — выбор оператора.

Хранение электронных документов

Есть четыре способа:

1. На внешних носителях. Это флешки или диски. Способ простой, но самый ненадежный. Носитель легко потерять, повредить, он может прийти в негодность со временем. Защиту диска или флешки легко взломать.

2. Собственный архив. Часто для хранения используют рабочий компьютер. Безопасность и надежность способа тоже невысокая. Компьютер может сломаться, а защиты папки недостаточно, чтобы уберечь данные от изменений, утери или копирования.

3. Программы и сервисы электронного архива. Отдельное ПО для хранения — безопасный способ, но для многих компаний и предпринимателей может быть чрезмерным, потому что требует настройки и немалых затрат.

4. Облачный архив. Не требует установки ПО, комплексных настроек и больших затрат. Обеспечивает нужный уровень защиты, хранит документы по правилам закона, поэтому является самым популярным способом хранения.

Требования законодательства и особенности хранения электронных документов

К условиям и качеству хранения предъявляют требования ГОСТа Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Они обширные и касаются всех аспектов: читаемости, интерпретируемости, способов группировки и описания, аутентичности, понятности и др.

Документы в обычном и электронном архиве нужно хранить от года до 75 лет в зависимости от их значимости. Чтобы поместить, получить или удалить документ из архива, нужно выполнить действия по строгим правилам.
Все эти процессы требуют немало усилий, поэтому компании выбирают готовое ПО или облачный архив от оператора ЭДО. Второй вариант удобнее, потому что не требует отдельных доработок и реализуется силами уже проверенного поставщика услуги.