1. Какие типы документов используются в электронном документообороте?
На данный момент в мире предается огромное количество различных типов электронных документов. При этом существуют специальные организации, которые для упрощения взаимодействия между партнерами создали стандарты для самых распространенных и часто используемых типов документов. Одной из таких организацией является EANCOM, которая определила стандарт для около 50 различных типов документов.
Наиболее распространенные типы электронных документов:
PRICAT – Каталог товаров
Электронное сообщение, содержащее полный или частичный перечень товаров и их подробное описание.
ORDERS – Заказ
Заказ на поставку – электронное сообщение, которое заказчик передает поставщику, содержащее перечень заказываемых товаров (услуг), количество, цены, даты и адреса доставки.
ORDRSP – Ответ на заказ
Электронное сообщение, при помощи которого поставщик подтверждает или не подтверждает поставку той или иной товарной позиции.
DESADV – Уведомление об отгрузке
Электронное сообщение, содержащее точные данные о содержимом отправляемой партии продукции, передается торговому партнеру одновременно или до фактической отправки груза.
RECADV – Уведомление о приеме
Электронное уведомление о принятой продукции, сообщение может быть автоматически сформировано на основании приемки товара. Документ содержит информацию о фактически принятой продукции (возможно - указание причины не приемки).
DELNOT – Накладная
Аналог «бумажного» документа Торг-12. Электронные накладные оперативно предоставляют информацию об отгруженной продукции бизнес партнерам.
RETANN – Уведомление о возврате
Сообщение, которое отправляется торговой сетью в случае возврата товара в силу каких-либо причин.
INSDES – Инструкция по упаковке
Электронное сообщение, содержащее детальную информацию относительно параметров поставки: точка, количество товара, дата и др.
INVOIC – УПД
Это универсальный передаточный документ, объединяющий в себе сразу две важных документа: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.
COMDIS – Коммерческий диспут
Электронное сообщение, которое используется в случае, если в присланном поставщиком товара или услуг документе «Счет-фактура» (INVOIC ) допущены ошибки, например, ошибочно указана ставка НДС, цена товара изменена и т.п.
COACSU – Акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки взаиморасчетов между бухгалтериями бизнес партнеров, в том числе бухгалтерией розничной сети и ее поставщиков.
INVRPT – Отчет об инвентаризации
Электронное сообщение – отчет, который содержит информацию об остатках товара в данном магазине, на данном складе по определенному ассортименту. Данный документ позволяет контролировать состояние склада, ориентирован на отслеживание движения товара внутри компании и по складам.
SLSRPT – Отчет о продажах
Электронное сообщение – отчет, который содержит информацию о продажах товара в данном магазине, на данном складе по определенному ассортименту. Использование данного типа документа позволяет отслеживать уровень реализации товара, контролировать товарный запас, передавать возможность планирования поставок поставщику товара (VMI), своевременно оптимизировать ассортимент.
PARTIN – Информация об участнике
Электронное сообщение, содержащее детальную информацию о Вашем бизнес партнере, такую так: индивидуальный идентификационный номер, физический и юридический адреса, ОКПО, ИНН, КПП, телефонные номера, фамилию руководителя, информацию о лицензиях и многое другое.
